Manual de usuario de Odai CFDI 4.0 México

1Antes de empezar

Estos datos y permisos se necesitan para dejar el módulo funcionando. Tenga a la mano:

• El módulo instalado: Odai CFDI 4.0 México (odai_cfdi) en Odoo 20, desde Aplicaciones.
• Datos de la empresa tal como aparecen en su Constancia de Situación Fiscal: RFC, razón social, régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal.
• Su Certificado de Sello Digital (CSD): el archivo .cer, el archivo .key y la contraseña de la llave privada. Es el CSD para facturar, no la e.firma.
• El RFC dado de alta por Odai en su servidor de timbrado. Si aún no lo está, pídalo a Odai antes de activar.
• Un usuario administrador de Odoo: solo un administrador puede activar el timbrado y enviar el CSD.

2Orden recomendado de configuración

Siga estos pasos en orden. Cada uno tiene su sección en este manual.

3Datos de la empresa

Aquí se enciende Factura MX y se capturan los datos fiscales del emisor.

1. Entre a Ajustes › Usuarios y empresas › Empresas y abra su empresa.
2. En Información general capture la dirección completa y el RFC.
3. Marque Activar Factura MX. Al marcarla aparecen los campos fiscales.
4. Capture la Razón social y el Régimen Fiscal, tal como están en su Constancia de Situación Fiscal.
5. Guarde.

Mientras no active Factura MX, el resto de campos y pestañas del módulo permanecen ocultos.

4Certificado de sello digital y activación del timbrado

Este es el paso que conecta su Odoo con el servidor de timbrado de Odai.

1. Entre a Contabilidad › Configuración › Ajustes y busque el bloque Factura MX.
2. En Certificados de sello digital (CSD) presione Agregar una línea.
3. Escriba un Nombre para reconocer el certificado, suba el Archivo CER y el Archivo KEY y escriba la Contraseña de la llave privada.
4. Presione Guardar y cerrar. Al leer el .cer, Odoo llena solo el número de serie, el inicio y el fin de vigencia.
5. Presione Activar timbrado. Si todo está bien aparece el aviso “Timbrado activado” y el estado del certificado pasa a enviado.

Avisos de vencimiento y de errores

• Avisar vencimiento del CSD (días): con cuántos días de anticipación se avisa que el certificado va a vencer. Viene en 14.
• Correo para avisos y errores de timbrado: a este correo llegan el aviso de vencimiento y también los errores al timbrar en automático la factura global.

Renovar el CSD

Cuando el SAT le entregue un nuevo certificado, agréguelo como una línea más y presione Enviar al servidor en su renglón. No hace falta volver a activar.

5Timbres, saldo y catálogos

Después de activar, la empresa muestra su consumo de timbres.

• Actualizar timbres: consulta el saldo y los usados en el servidor.
• Sincronizar catálogos CFDI: descarga los catálogos fiscales del SAT que cambiaron. También se hace solo con la frecuencia y la hora que define Odai. Solo administradores.
• Ver llave: la usa el personal de soporte de ODAI para revisar la conexión con el servidor de timbrado. Pide una clave de soporte que solo tiene ODAI; usted no necesita usarla.

6Opciones de timbrado

En el mismo bloque Factura MX de los Ajustes de Contabilidad están estas opciones. Vienen desactivadas, salvo Agregar descuentos como partidas del XML y Cancelar el asiento al cancelar el CFDI.

7Formato PDF de la factura

El bloque Factura MX Formato PDF controla cómo se imprime la factura.

8Diario de ventas

Cada diario puede tener su propio domicilio de expedición y su serie para la factura global.

9Impuestos

Cada impuesto de Odoo necesita decirle al SAT qué impuesto es y cómo se calcula. Está en la pestaña Opciones avanzadas, en el bloque DATOS FISCALES SAT.

• Un impuesto con importe negativo se manda como retención; con importe positivo, como traslado.
• Si falta alguno de los dos datos, al timbrar Odoo avisa “El impuesto … no tiene clave del SAT configurado” o “…no tiene tipo de factor del SAT configurado”.

10Productos y servicios

En la ficha del producto, bloque DATOS FISCALES SAT, hay dos campos que son obligatorios en los productos que se pueden vender (se ven en rojo hasta llenarlos).

• Clave de producto: la clave del catálogo del SAT (8 dígitos). Escriba la clave o parte de la descripción y elija.
• Objeto de impuesto: si el producto causa impuestos. En productos antiguos que quedaron sin clave, el módulo la decide solo según los impuestos de la línea.

Cómo se manda el objeto de impuesto

El SAT rechaza la combinación equivocada, así que el módulo la corrige al timbrar:

IEPS por cuota

Si el producto lleva un IEPS por cuota, aparece Cantidad para IEPS por cuota: las unidades de la cuota (litros, gramos…) que trae una unidad del producto. Ejemplos: 1 L = 1, 600 ml = 0.6, 2.5 L = 2.5. El IEPS se calcula como cantidad × este valor × cuota.

Kits

Si usa Manufactura y el producto es un kit, aparece Desglosar kit en la factura: marcada, los componentes se imprimen debajo del producto y van como partes del concepto en el XML. Sin marcar, solo sale el producto principal. Cada componente necesita su propia clave de producto.

11Unidades de medida

Cada unidad de medida necesita su Clave de unidad SAT (por ejemplo H87 pieza, KGM kilogramo, LTR litro, E48 unidad de servicio).

12Clientes

En la pestaña Facturación del contacto, bloque DATOS FISCALES SAT, capture lo que el cliente le dio en su constancia:

13Plazos de pago

Cada plazo de pago indica si la factura es de contado o a crédito.

14Monedas

Para facturar en otra moneda, la moneda tiene el campo Decimales tipo cambio (viene en 2): cuántos decimales lleva el tipo de cambio en el CFDI.

15Formas de pago SAT

El catálogo de formas de pago ya viene cargado. Las más usadas aparecen primero: efectivo, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, transferencia, cheque y por definir. Para cambiar el orden, arrastre las filas con el control de la izquierda.

La columna Diario de pago de anticipos se edita en la misma lista. Si una forma de pago tiene diario, el pago de una factura de anticipo se registra solo en ese diario al confirmarla. Por ejemplo: 01 Efectivo en Caja y 03 Transferencia en Banco. Si no tiene diario, se abre la ventana normal de pago de Odoo. Cada empresa tiene sus propios diarios.

16Estímulo fronterizo

Si su empresa presentó el aviso del estímulo ante el SAT:

1. En Ajustes, bloque Factura MX, marque Estímulo fronterizo.
2. Elija el Impuesto de venta y el Impuesto de compra (IVA al 8%) con que se sustituye el IVA 16% en los productos con estímulo.
3. Presione Códigos postales fronterizos para revisar o activar los códigos postales de la región norte y sur.

Si el código postal del diario está en la región fronteriza, el IVA 16% de los productos con estímulo se cambia por estos impuestos.

17Cotizaciones y pedidos

Las cotizaciones y pedidos de venta traen la pestaña CFDI, con lo que se copiará a la factura:

El uso del CFDI, el método de pago y la forma de pago se llenan solos al elegir al cliente (sección 12) y su plazo de pago (sección 13). Puede cambiarlos antes de facturar.

18Compras y facturas de proveedor

Las solicitudes de cotización y órdenes de compra también traen la pestaña CFDI, con la forma de pago, el método de pago y el uso del CFDI con que su proveedor le debe facturar. Se copian a la factura del proveedor.

En la factura del proveedor, la pestaña Datos CFDI guarda el folio fiscal (UUID) de la factura que le mandó el proveedor, su tipo de comprobante y los CFDI relacionados. Las facturas de proveedor no se timbran: el que timbra es el proveedor.

19Timbrar y enviar

Timbrar una factura

1. Cree la factura (o genérela desde la venta) y presione Confirmar.
2. Revise Uso del CFDI, Método de pago y Forma de pago.
3. Presione Timbrar CFDI. Cuando termina, la factura queda timbrada y se adjuntan el PDF y el XML.

La pestaña Datos CFDI muestra el folio fiscal (UUID), la fecha del timbrado, el estado del timbre, los datos de cancelación, la consulta al SAT y los documentos.

• Consultar: pregunta al SAT el estatus del comprobante (vigente o cancelado, si es cancelable y el estado de la cancelación). La respuesta queda en Estatus CFDI.
• Documentos: lista el XML timbrado y, si la factura se canceló, el acuse de cancelación. En cada renglón, la flecha descarga el XML y el icono rojo abre el PDF.

Botones de la factura

Arriba de la factura aparecen solo los botones que aplican en ese momento:

Notas de crédito

Desde la factura timbrada presione Nota de crédito. La nota ya trae el tipo de comprobante E (Egreso), el uso G02, el método PUE, la forma de pago de la factura y la relación 01 con el UUID de la factura. Confírmela y presione Timbrar CFDI.

Una factura timbrada ya no se modifica

Mientras el CFDI esté vigente en el SAT, la factura no se puede regresar a borrador, cancelar ni eliminar en Odoo; por eso desaparece el botón Restablecer a borrador. Para corregirla, cancélela o sustitúyala en el SAT (sección 21).

Facturas relacionadas

En CFDI relacionados elija el Tipo relación (por ejemplo 01 Nota de crédito, 04 Sustitución de CFDI previos) y el UUID del CFDI relacionado.

Complemento de pago (REP)

Cuando cobre una factura PPD, en el pago aparece Generar REP. Revise en la pestaña Datos CFDI del pago la fecha, la forma de pago y, si quiere, el número de operación.

Con el REP vigente, el pago no se puede regresar a borrador, cancelar ni quitar de sus facturas. Para corregir un pago: cancele su REP, y cuando el SAT lo confirme, cancele el pago y registre uno nuevo; el nuevo genera su propio REP.

20Cargar un XML timbrado fuera de Odoo

Si una factura o un complemento de pago ya se timbró en otro sistema (por ejemplo, el portal del SAT o su sistema anterior), puede subir su XML para que Odoo lo tome como timbrado y no se vuelva a timbrar.

1. Abra la factura (confirmada) o el pago en Odoo que corresponde a ese CFDI.
2. Presione el engrane Acciones junto al nombre y elija Cargar XML.
3. Presione Sube tu archivo, elija el XML timbrado y presione Importar.
4. Odoo toma del XML el folio fiscal (UUID), el total, el uso, el método y la forma de pago, y deja el documento como timbrado con su XML adjunto.

21Cancelar y sustituir

Presione Cancelar CFDI en la factura y elija el motivo que pide el SAT:

Si el receptor no acepta la cancelación, el estado cambia a Cancelación rechazada y puede reactivar el documento con el botón Cancelación no aceptada: reactivar. Las facturas a público en general no necesitan aceptación; las demás, si el cliente no responde en 3 días hábiles, se toman como aceptadas.

Sustituir una factura (motivo 01)

El SAT pide primero timbrar la factura nueva, relacionada con la relación 04 Sustitución de los CFDI previos, y después cancelar la original con el UUID de la nueva como folio de sustitución. Odoo lo hace así:

1. En la factura con error presione Cancelar CFDI y elija el motivo 01.
2. Presione Crear factura de sustitución. Se abre un borrador igual a la factura, con la relación 04 y el UUID de la original ya puestos.
3. Corrija lo que estaba mal, presione Confirmar y después Timbrar CFDI.
4. Regrese a la factura original y presione Cancelar CFDI: el motivo 01 y el folio de sustitución ya vienen llenos. Presione Confirmar.
5. Cuando el SAT confirma, la original se cancela en contabilidad y su cobro pasa a la factura nueva. Las dos quedan anotadas en su historial.

Qué pasa en contabilidad

22Anticipos

El módulo sigue el procedimiento del SAT para anticipos con el método de nota de crédito (egreso). Todo se hace desde Facturación.

1. Configuración

• Producto de anticipo: ya viene creado y seleccionado en Ajustes (Anticipo del bien o servicio, clave 84111506, unidad ACT).
• Diario de pago: en Formas de pago SAT ponga el diario con que se recibe el dinero de cada forma (sección 15).

2. Factura del anticipo

1. Cree la factura del cliente con el producto Anticipo del bien o servicio, método PUE y la forma de pago real (efectivo, transferencia…).
2. Presione Confirmar. Si la forma de pago tiene diario, el pago se registra y se concilia solo; si no, se abre la ventana de pago.
3. Presione Timbrar CFDI.

3. Factura del bien o servicio

1. Cree la factura por el valor total de la operación.
2. En Aplicar anticipo elija el anticipo. La lista solo muestra anticipos del mismo cliente, timbrados, sin cancelar y con saldo, con su número, importe y saldo.
3. Al elegirlo, el módulo pone el método PUE, la relación 07 con el UUID del anticipo y el Monto a aplicar (el total de la factura o el saldo del anticipo, lo que sea menor). Si el anticipo cubre toda la factura, pone la forma de pago 30 Aplicación de anticipos; si cubre solo una parte, deje la forma con que se paga el resto.
4. Confirme y timbre. Al timbrar se crea sola la nota de crédito de aplicación (forma 30, uso G02, relación 07 a la factura) y se concilia con la factura.
5. Timbre la nota de crédito. El saldo del anticipo baja por el monto aplicado.

4. Cancelar con anticipo

El orden lo pide el SAT: primero la nota de crédito, después la factura y al final el anticipo. Odoo no deja cancelar un documento si todavía tiene vigente uno relacionado. Una nota de aplicación que nunca se timbró se cancela sola al cancelarse su factura.

Al cancelar el CFDI de una factura de anticipo con pago registrado, Odoo pregunta qué hacer con el pago:

23Errores frecuentes

24Lista de verificación final

• ☐ Empresa con Activar Factura MX, RFC, razón social y régimen fiscal.
• ☐ CSD cargado y timbrado activado.
• ☐ Correo para avisos capturado.
• ☐ Opciones de timbrado y de formato PDF revisadas.
• ☐ Diario de ventas con código postal, zona horaria y serie global.
• ☐ Todos los impuestos con Tipo de impuesto y Tipo de factor.
• ☐ Productos con clave de producto y objeto de impuesto.
• ☐ Unidades de medida con clave SAT.
• ☐ Clientes con régimen fiscal y uso del CFDI.
• ☐ Plazos de pago con su método de pago.
• ☐ Producto de anticipo seleccionado y diario en las formas de pago con que recibe anticipos.
• ☐ Factura de prueba timbrada en demo y modo demo apagado para producción.